Výpisky z normy ČSN 01 6910 (vydané v červenci 2014)

Úprava dokumentů

Formát a okraje strany

Pro obchodní a úřední dokumenty se obvykle používají listy papíru formátu A4 (210 mm × 297 mm). Pravý a levý okraj nemá být menší než 20 mm.

Je-li dokument určen k tisku a svázání, má se předpokládaná vazba dokumentu při stanovení okrajů zohlednit tak, aby byl text od místa vazby dostatečně vzdálený a nebylo znesnadněno jeho čtení.

V případě vazby knižního typu je nutno při jednostranném tisku nastavit širší levý okraj strany, při oboustranném tisku je třeba nastavit na lichých stranách širší levý okraj, na sudých stranách okraj pravý. V dokumentech, které nejsou určeny k vazbě, a v korespondenci mají být levý i pravý okraj stejně široké, nejlépe 25 mm.

 ↑ nahoru 

Písmo a velikost písma.

Text se má psát dobře čitelným a nezdobným stojatým písmem o velikosti nejméně 10 bodů. Některá písma byla vytvořena pro optimální zobrazení na obrazovce, jiná zejména pro tisk.

Pro optimální zobrazení na obrazovce, projekci dataprojektorem apod. jsou určena písma bezpatková (Arial, Calibri, Verdana, …), přednostně pro tisk jsou určena písma patková (např. Times New Roman, Cambria, Courier, ...).
 
Příklad bezpatkového písma – vhodného pro zobrazení na obrazovce:
Nechť již hříšné saxofony ďáblů rozezvučí síň úděsnými tóny waltzu, tanga a quickstepu.
 
Příklad patkového písma – vhodného pro tisk:
Nechť již hříšné saxofony ďáblů rozezvučí síň úděsnými tóny waltzu, tanga a quickstepu.

Volba písma i jeho velikosti, včetně úpravy nadpisů, způsobů vyznačování apod., mají být pro opakovaně vytvářené typy dokumentů stanoveny jednotným vizuálním stylem nebo obdobnými pokyny pro úpravu dokumentů.

Pro zajištění jednotného vzhledu dokumentů v organizaci je vhodné jednak vydat vnitřní předpis, kterým se stanoví pravidla úpravy jednotlivých typů vytvářených dokumentů, jednak vytvořit v textovém procesoru závazné šablony pro jednotlivé typy dokumentů s připravenými styly pro všechny předpokládané typy textů (základní text, nadpisy, výčty, tabulky, poznámky pod čarou, vyznačování, …).

Při volbě písma je vhodné posoudit, zda písmo obsahuje všechny potřebné znaky, zda je možné ho používat pro vytváření elektronických dokumentů, např. zda licenční podmínky písma umožňují jeho vkládání nebo částečné vkládání do souborů PDF, a zda splňuje další požadavky na kvalitu písma.

 ↑ nahoru 

Řádkování

Pro řádkování základního textu se zpravidla volí řádkování jednoduché nebo mírně zvětšené. Řádkování musí být pro všechny odstavce stejné povahy jednotné a mělo by působit vyrovnaně v celém dokumentu.

V korespondenci je doporučeno používat řádkování 1,5násobné.

 ↑ nahoru 

Zarovnání textu

Pro text na stejné úrovni se používá jednotné zarovnání. Pro základní text a nižší úrovně textu se používá zarovnání vlevo nebo do bloku, v případě zvláštních dokumentů je dovoleno uplatňovat i jiné druhy zarovnání; pro podrobnější pravidla úpravy nadpisů viz Nadpisy.

Při zarovnání do bloku se má používat automatické dělení slov (viz Dělení slov).

Zarovnání do bloku se nedoporučuje používat pro velmi krátké odstavce (např. nadpisy nebo seznam definic či literatury, v němž mají jednotlivé položky obvykle jeden řádek, výjimečně dva až pět řádků), i kdyby byl základní text zarovnán do bloku. Ve velmi úzkých sloupcích o délce přibližně do 30 znaků se zarovnání do bloku nemá používat, v e-mailových zprávách se zarovnání do bloku nepoužívá (viz Úprava e-mailů).

V důsledku zarovnání odstavce nemá na žádném řádku textu dojít ke znatelnému rozšíření nebo zúžení znaků nebo mezer mezi znaky ani k výraznému rozšíření nebo zúžení mezislovních mezer.

Zarovnání na střed a zarovnání vpravo se nehodí pro delší texty a má se používat střídmě, např. pouze ve zvláštních dokumentech nebo jako grafické řešení kratších částí textů uvedených v dokumentu (např. významných citací).

V sestavách a v tabulkách se zarovnání textu volí podle druhu uváděných údajů (viz Sloupce).

 ↑ nahoru 

Dělení slov

Dělení slov obecně

Úhlednějšího vzhledu dokumentu se zarovnáním do bloku lze dosáhnout používáním automatického dělení slov, které omezuje přílišné zvětšování běžných mezislovních mezer na řádcích. Při zarovnání vlevo není nutné dělení slov používat, ale může omezit rozdíly v délce jednotlivých řádků, a vytvořit tak zarovnanější pravý okraj textu. Při zarovnání vpravo a na střed se dělení slov nedoporučuje. Pro text e-mailu se dělení slov nepoužívá.

Slova se dělí v souladu s pravopisnými pravidly jazyka, v němž je text psán.

V případě použití automatického dělení je nezbytné, aby slova, která mají být dělena, měla v textovém procesoru přiřazen jazyk, ve kterém jsou psána.

Na konci řádku a na počátku řádku následujícího musí stát nejméně dva znaky děleného slova.

V případě potřeby lze slovo i při automatickém dělení slov rozdělit ručně. K ručnímu dělení slov se používá výhradně znak podmíněného spojovníku.

Má-li se v místě spojovníku předejít rozdělení výrazu, použije se nerozdělitelný spojovník.

Doporučuje se, aby rozděleným slovem končily nejvýše tři bezprostředně po sobě následující řádky v odstavci. Toto doporučení se neuplatňuje, jestliže textový procesor neposkytuje odpovídající možnosti nastavení automatického dělení slov nebo jestliže by při zarovnání do bloku vedlo k nepřiměřenému zvětšování mezislovních mezer.

Obvykle se vyžaduje, aby při dělení slov text strany nekončil rozděleným slovem. S ohledem na technická řešení dostupná v současných textových procesorech a možné vedlejší dopady uživatelských řešení tato norma nestanovuje žádné souvisící požadavky ani doporučení.

Nemají se dělit slova v nadpisech, nápisech a tabulkách, popřípadě v dalších částech textu obsahujících velmi krátké odstavce zarovnané vlevo, vpravo nebo na střed. Uplatnění dělení slov musí být na dané úrovni textu jednotné.

Formální úpravou dokumentů se norma ČSN 01 6910 dosud zabývala pouze okrajově a podrobné řešení úpravy dokumentů bylo do normy zahrnuto až v rámci nové, kompletně přepracované verze, vydané v červenci 2014. Způsob, jakým autoři normy k zapracování této problematiky přistoupili, lze však považovat za dost nešťastný. Jako nevhodný je nutno označit přístup, kdy norma a priori připouští nedodržování svých ustanovení. Navíc se autoři normy s některými požadavky v normě zavedenými dostávají do rozporu s obecně uznávanými typografickými pravidly a požadavky a s některými obecnými pravidly pro práci s českým textem.

Pro zpracování českého textu je třeba zvolit takový textový procesor, který umožní zpracovat text plně v souladu s gramatickými i formálními pravidly. Tak jako nelze akceptovat např. text bez diakritiky nebo některých interpukčních znamének, protože zvolený font neobsahuje potřebné znaky, ale je nutno použít font, ve kterém všechny potřebné znaky jsou, a  proto umožňuje napsat text korektně, stejně nelze schvalovat nedodržení např. pravidel pro dělení slov jen proto, že použitý textový procesor nenabízí potřebnou funkcionalitu, nýbrž je nutné požadovat použití vhodného textového procesoru, který potřebné funkce nabízí. I zde musí být dodržen obecný princip, že nelze ustupovat od požadavků normy kvůli použití nevhodného pracovního nástroje, ale je potřeba zvolit vhodný pracovní nástroj, se kterým lze pracovat v souladu s normou.

Automatické dělení je vhodné používat pouze tam, kde je k tomu pádný důvod – např. v dokumentu s více sloupci. I v tomto případě je ale třeba dodržet pravidlo, že rozděleným slovem smí končit nejvýše tři po sobě následující řádky. Pokud textový procesor neposkytuje příslušné nastavení, je nutné buď použít vhodnější textový procesor, nebo automatické dělení slov vypnout a dělit slova ručně pomocí podmíněného spojovníku (nazývaného též rozdělovník – v textovém editoru MS Word lze podmíněný spojovník vložit pomocí menu Vložení > Symbol > Další symboly… > Speciální znaky nebo pomocí klávesové zkratky [Ctrl]+[-]).

V základním textu dokumentu standardního formátu (tj. psaném v jednom sloupci na celou šíři formátu A4 písmem velikosti 10-12 bodů) je použití funkce automatického dělení nevhodné. V českém textu by se dělení slov mělo používat střídmě. V převážné většině případů dojde přesunutím slova na následující řádek jen k zanedbatelnému rozšíření mezislovních mezer, takže k rozdělení slova není důvod. Pouze v případě, kdy je z konce řádku na následující řádek přesunuto velmi dlouhé slovo (resp. skupina slov, mezi kterými nesmí dojít k zalomení řádku), takže se vytvoří výrazně široké mezislovní mezery, je důvod k rozdělení slova (samozřejmě jen pokud lze dělit v souladu s pravopisnými pravidly). Vždy je ale vhodné zvážit, zda úpravou formulace věty není možné se dělení slova vyhnout.

Rozdělit slovo lze jen tehdy, pokud na konci řádku zůstanou nejméně dva znaky děleného slova a na následující řádek jsou přesunuty tři znaky slova nebo dva znaky spolu s přiléhajícím intepukčním znaménkem či znaménky. Poslední řádek textu na stránce nesmí končit rozděleným slovem nikdy.

Kontrola souladu se všemi formálními požadavky a odstranění nedostatků se provádí v rámci závěrečné kontroly dokumentu před zveřejněním nebo před tiskem.

 ↑ nahoru 

Dělení složených slov a výrazů se spojovníkem

Složené slovo, jehož části jsou spojeny spojovníkem, se přednostně rozděluje za spojovníkem a spojovník se opakuje na následujícím řádku.

 
  technicko-ekonomický nový slovník technicko-    
    -ekonomický  
 

Pro zopakování spojovníku na začátku řádku lze použít znaky podmíněný spojovník a nerozdělitelný spojovník.

V textovém editoru MS Word lze tyto speciální znaky vložit pomocí klávesových zkratek – podmíněný spojovník [Ctrl]+[-], nerozdělitelný spojovník [Ctrl]+[Shift]+[-].

V nedokončených a neúplných slovech se spojovník neopakuje.

 
v té ulici jsou dvou-   například přípona    
  a třípatrové domy   -ismus  
 

Jestliže by na řádku zarovnaném do bloku vznikly příliš velké mezislovní mezery, složené slovo se rozdělí v souladu s pravopisnými pravidly na jiném místě.

 
technicko-ekono-
mický
 

Takovémuto dělení (kdy znak spojovníku stojí na jednom místě složených slov v pozici spojovníku a na jiném místě v pozici rozdělovníku) se většinou lze vyhnout vhodnou úpravou formulace věty.

 ↑ nahoru 

Dělení slov ve výrazech s lomítkem

Jestliže se dělí výrazy oddělené lomítkem v místě lomítka, spojovník (rozdělovník) se nepoužívá – jeho funkci nahrazuje lomítko samo. Slova oddělená lomítkem však mohou být rozdělena i na jiném místě.

 
stav přijato/   stav přijato/zamít-    
  zamítnuto   nuto  
 

I v tomto případě platí, že takovémuto dělení na jiném místě (viz příklad vpravo) je vhodnější se vyhnout vhodnou úpravou formulace věty.

Výrazy s lomítkem, které nesmí být děleny, a další požadavky a doporučení týkající se zalamování výrazů s lomítkem jsou uvedeny v části Lomítko.

 ↑ nahoru 

Dělení webových adres a podobných údajů

Je-li dělení webové adresy nezbytné, adresa se nedělí mezi písmeny abecedy nebo číslicemi. Při dělení webové adresy na jiných místech se nepoužívá spojovník a do adresy nesmí být vložen žádný znak, který by v adrese nebyl uveden, jestliže by stála na jediném řádku – spojovníky, lomítka ani jiné znaky se při dělení webových adres na počátku řádku nesmějí opakovat. Jestliže se dokument bude používat v elektronické podobě, doporučuje se při rozdělování adres zvolit takové technické řešení, které nenaruší funkčnost odkazů.

Tato pravidla se používají i pro jiné internetové adresy, názvy souborů, složek a další podobné údaje, v nichž by použití spojovníku k naznačení dělení nebo opakování znaků mohlo vést k nejednoznačnosti.

 ↑ nahoru 

Pevná spojení a výrazy, které nemají stát na konci řádku

Na některých místech nemá docházet k zalomení řádku, aby text plynule navazoval, jeho členění bylo přehledné a čtení pohodlné. Řádek se nesmí zalamovat v mezislovních mezerách, které jsou použity:

a)    ve spojení předložek k, s, v, z, o, u (K, S, V, Z, O, U) s následujícím slovem (k mostu, s bratrem, v Plzni, o zákonu, u zdroje) a spojek a, i (A, I) s výrazem, který po nich následuje (vlk a liška i medvěd);
 
b)    pro členění čísel (2 500; 3 000 000; 25,325 23), v telefonních, faxových a jiných číslech členěných mezerou (+420 800 123 987, 723 456 789, 800 11 22 33, PSČ 100 00);
 
c)    mezi číslem a souvisejícím znakem (13 %, § 23, # 26, † 2000);
 
d)    mezi číslem a písmennou značkou měr, jednotek a měn (100 m, 10 kg, 16 h, 19 °C, 1 000 Kč, 500 €);
 
e)    mezi číslem a názvem počítaného jevu nebo jeho zkratkou (13 metrů, 365 dní, 500 eur, Praha 6, Liberec VII, 7. kapitola, II. patro, Karel IV., číslo 9, č. 5, 24 hodin, 8 hod., 533 str., strana 2, s. 2, tabulka 3, tab. 3); má-li však číslo alespoň dvě číslice a počítaný jev nebo jeho zkratka alespoň tři znaky, je dovoleno řádek zalomit;

Podle typografických pravidel je takovéto zalomení řádku považováno za chybu.

f)    v kalendářních datech mezi dnem a měsícem, ale rok oddělit lze (21. 6. / 2014, 21. června / 2014); jestliže text není zarovnán do bloku, je při číselném zápisu vhodné rok od dne a měsíce neoddělovat;

Podle typografických pravidel je při celočíselném zápisu data oddělení roku nepřípustné, a to i  v textu zarovnaném do bloku. Rok lze oddělit pouze tehdy, jestliže je měsíc uveden slovem. V odůvodněných případech je možné rozdělit (podle pravidel pro dělení slov) název měsíce července, listopadu nebo prosince – názvy ostatních měsíců v kalendářním datu je doporučeno nerozdělovat nikdy.

g)    při naznačení dělení, v poměrech a v měřítkách (dělení 8 : 2; poměr hlasů 5 : 2; mapa v měřítku 1 : 50 000);
 
h)    ve složených zkratkách, ustálených spojeních a různých kódech (a. s., s. r. o., n. m., př. n. l., ÚP ČR, FF UK, ČSN 01 6910); sdružené zkratky a delší označení se v případě nutnosti doporučuje dělit podle dílčích významových celků (ČSN / EN / ISO 9001, ÚJČ / AV ČR, nikoli ČSN EN ISO / 9001, ÚJČ AV / ČR), v některých případech lze zkratku rozepsat;
 
i)    mezi zkratkami rodných jmen a příjmeními (Fr. Dobrota, H. Součková, F. X. Šalda), je však dovoleno oddělit příjmení od vypsaného jména (František / Dobrota, Helena / Součková, František / Xaver / Šalda);
 
j)    mezi zkratkou oslovení, hodnosti nebo titulu uváděnou před osobním jménem a tímto jménem (p. Čečetka, mjr. Veselá, Ing. Poliaková), lze však oddělit titul a jméno od příjmení (Ing. Ivana / Poliaková, avšak nikoli Ing. / Ivana Poliaková, ani Ing. / I. / Poliaková).

Na začátku ani na konci řádku nesmí stát pomlčka (viz Pomlčka) označující rozsah nebo nahrazující „a“ a „versus“, píše-li se bez mezer; v případě nevyhnutelného zalomení řádku se tato pomlčka nahrazuje slovním vyjádřením.

Podobně je možné řešit i další nevhodná zalomení řádků, např. rozepsáním zkratky, značky jednotky nebo názvu měsíce a vhodným rozdělením vzniklého slova.

Jestliže je řádek zalomen v místě pomlčky, která je z obou stran oddělena mezerami, pomlčka se ponechává na konci řádku.

Zalomení řádku v místě mezery lze v textovém procesoru zamezit použitím pevné mezery místo běžné mezery.

V textovém editoru MS Word lze pevnou mezeru vložit pomocí klávesové zkratky [Ctrl]+[Shift]+[mezerník].

Jestliže je text určen k začlenění do jiného dokumentu nebo k dalšímu zpracování, doporučuje se:

–    ve výrazech, které mají stát na stejném řádku, vkládat pevné mezery místo běžných mezer;
 
–    pro řešení výrazů na konci řádku nerozepisovat zkratky a značky jednotek a nenahrazovat pomlčku slovním vyjádřením, protože při dalším zpracování dokumentu tyto výrazy už nemusí stát na konci řádku.

Tyto úpravy (viz druhá odrážka výše) se provádí v rámci závěrečné kontroly dokumentu před zveřejněním nebo před tiskem.

 ↑ nahoru 

Shrnutí pravidel o psaní mezer

Mezera se zpravidla píše za slovem, zkratkou, značkou, číslem nebo interpunkčním znaménkem.

Mezera se nepíše:

a)    za tečkou při zápisu času (12.30 h), ve dvoumístném zápisu dat (05.04.2014), v internetových a e-mailových adresách a v internetových doménách (www.hearth.net, ctk@ctk.cz, národní doména .cz), v peněžních částkách při oddělování řádů tečkou (120.000.000 Kč), v jednotkách (80 g.m-2), při číselném označování částí textu a verzí programů (odstavec 2.1.3.1, Adobe Reader 11.0.3), v příponách souborů (dokument pozvanka.pdf, obrázek sloni.jpg), v síťových adresách IPv4 (192.168.0.1) a uvnitř titulů Ph.D. a Th.D. a některých zahraničních titulů (viz komentář za Zkratky titulů, hodností a certifikací);
 
b)    za čárkou k vyznačení desetinných míst (210,5 mm) a v názvech chemických látek (1-fenyl-2,3-dimethyl-4-isopropylamino-5-pyrazol);
 
c)    před dvojtečkou a za dvojtečkou při psaní časových údajů (12:30 hod., 13:26:40), v internetových adresách (http:/www.podskalska.cz), při vyjádření skóre (4:3), v zápisu síťových adres IPv6 (2a00:1028:0:921a::8c4b) a podobných speciálních zápisech;
 
d)    před spojovníkem a za spojovníkem (2010-02-20, česko-finský, Brno-Židenice), jestliže nenaznačuje nedokončená či neúplná slova (tří- a čtyřnásobek, přípona -ičitý);
 
e)    před pomlčkou a za pomlčkou označující rozsah nebo nahrazující výrazy „a“ a „versus“ (1939–1945, str. 5–9, Sparta–Slavia), v případě víceslovných výrazů však lze před pomlčkou a za ní psát mezery (viz Pomlčka);
 
f)    před třemi tečkami (výpustkou), naznačují-li zámlku nebo přerývanou řeč (Udělat to… nebylo snadné.);
 
g)    za počáteční závorkou a počátečním uvozovacím znaménkem a před koncovou závorkou a koncovým uvozovacím znaménkem (Nabídku pošlete v zalepené obálce označené slovy „Výběrové řízení“ (nabídku nelze poslat elektronicky).);
 
h)    před lomítkem a za lomítkem (100 km/h, účet číslo 1226464099/2310, čj. Po/56231/2014, nad/pod průměrem), jestliže však lomítko odděluje víceslovné výrazy, doporučuje se před lomítkem a za ním psát mezery (viz Lomítko);
 
i)    následuje-li více interpunkčních znamének za sebou (Říkal „poslouchám tě“, ale byl duchem nepřítomen.);
 
j)    při psaní indexů a exponentů (H2O, C6H12O6, 600 m3), před odkazem na poznámku pod čarou (výše školného je určena zákonem6) a při psaní značek úhlových stupňů, minut a vteřin a značek palců a stop (úhel 45°, displej o úhlopříčce 24″);
 
k)    za znaménky +, − a ±, vyjadřují-li hodnotu čísla (+29 °C, −3 °C, tolerance ±5 %);
 
l)    při psaní složených slov, která vznikají spojením číslovky psané číslicí nebo číslicemi s jiným slovem (přídavným jménem, podstatným jménem či příslovcem), značkou nebo znakem (80letá, 10násobek, 32krát, 50km = 50kilometrový = padesátikilometrový, 9% = 9procentní = devítiprocentní).

Výše uvedený seznam není úplný, mohou existovat i další případy zvláštních zápisů, při nichž se mezera za vypsaným slovem, zkratkou, značkou, číslem nebo interpunkčním znaménkem nepíše. V takovém případě se postupuje podle příslušných předpisů a zvyklostí.

 ↑ nahoru 

Používání grafických efektů textových procesorů

Nemají se používat takové grafické efekty, které mohou snižovat čitelnost textu nebo přehlednost tabulek, grafů, schémat nebo jiných prvků. Například se nemá používat perspektivní a prostorové zobrazení, jestliže zkresluje zobrazené vztahy mezi údaji.

 ↑ nahoru 

Číslování stran

Číslování stran obecně

Strany dokumentu se průběžně číslují arabskými číslicemi; titulní strana dokumentu se nečísluje, nezačíná-li na ní hlavní text dokumentu. Není-li číslování stran dokumentu účelné, nemusí se používat. Má-li dokument pouze jedinou stranu, obvykle se nečísluje.

První číslo v souvisle číslované části dokumentu má odpovídat hodnotě 1. Číslo strany se neuvádí na úvodních stranách s výjimkou stran textových, na prázdných stranách a v tiráži. Číslo strany se nemusí uvádět na poslední textové straně, na stranách s celostránkovými obrázky a na stranách obsahu, je-li uveden na konci dokumentu.

Strany obsahu, předmluvy, příloh a doplňků je dovoleno číslovat římskými číslicemi psanými velkými písmeny, popřípadě malými písmeny. Při změně způsobu číslování se následující část dokumentu čísluje znovu od počátku.

Pro některé typy dokumentů – například dokumenty, které jsou součástí řízené dokumentace – se mohou uplatňovat odlišná pravidla pro číslování stran. Číslo strany se v těchto dokumentech obvykle uvádí na všech stranách, na nichž jsou v záhlaví nebo v zápatí zobrazeny další údaje identifikující dokument.

 ↑ nahoru 

Umístění čísla strany

Číslo strany se umísťuje v zápatí strany, popřípadě v záhlaví strany, zarovná se k pravému okraji, na střed, popřípadě k levému okraji. Číslo strany se v záhlaví neumísťuje, jestliže záhlaví neobsahuje žádné jiné údaje.

Jestliže je dokument určen k tisku a vazbě po celé délce levé strany formátu:

–    umísťují se čísla stran v zápatí, popřípadě v záhlaví strany, přednostně naproti vazbě, při jednostranném tisku vpravo, při oboustranném tisku střídavě vpravo a vlevo tak, aby se čísla stran po vytištění a svázání při listování vždy nacházela na vnějších okrajích stran;
 
–    je při oboustranném tisku obvyklé, že strany, které se po rozevření vazby nacházejí z pohledu čtenáře vpravo, mají lichá čísla.

Při oboustranném tisku se běžně používá umístění čísla stran do zápatí se zarovnáním na střed, čímž odpadá starost, jaká čísla mají být na pravé stránce a jaká na levé; toto řešení použil i vydavatel normy ČSN 01 6910 při tisku samotné normy.

Čísla stran je dovoleno umístit i na jiných místech stran, v souladu s grafickým návrhem dokumentu.

 ↑ nahoru 

 
GrudaldSoft © GrudaldSoft 2014-2023 (výhradně pro potřeby výuky ve VOŠ, G, SPŠ a SOŠ, Podskalská 10, Praha 2)